様式の修正履歴を保有する番号はありますか？
【COM-B01 文書管理規程】についてですが、記録類の1版、2版、という表現はありますか?
「(3)内部文書管理番号」で記載されているレベル3の文書及びレベル4(記録類)の様式にある『通番』は種類をあらわす番号だとおもうのですが、記録類には版管理を表す番号は無し、と考えてよいでしょうか?
例えば、「例）COM－B01－1.01－C01」の場合、「1.01⇒1.02」と直していくことは、規程そのものを更新していることになるとおもっており、様式の修正履歴を保有する番号があれば使いたいと思っております。
まず、「記録」の定義ですが、記録とは文書の状態を指しております。
よって、未記入の様式は「文書」として版管理が必要ですが、記入された様式は、活動を記した「記録」となります。
「文書」は、改訂状況が分かるように版（番号など）を付け、旧版との識別できるように版管理が必要になりますが、「記録」は改訂がないため、版管理はありません。
「COM-B01 文書管理規程」の「2.1 文書体系」の「(3) 内部文書管理番号」にあります、「通番」は、ご指摘のとおり、文書の識別を示しているものでございます。
分かりにくいようであれば、お客様の状況にあわせて変更されても結構ですよ。
以下にも、その解説がありますので、よろしければご参考ください。
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文書と記録の切り分けで頭を悩ませております。 || ISM Web store サポートブログ
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なお、様式は規程書の一部として版管理しております。
よって、規程書そのものが更新された場合は、様式の版数も一緒に更新されることとなります。
ちなみに、様式自体が修正された場合は、規程書の変更履歴にその旨を記載し、規程書および様式の版数が更新されることになります。
