Pマークの安全管理措置に関する規定を簡素化できませんか？

Pマークにおける「安全管理措置」の規格要求事項は、組織がどのような安全管理措置を講じるかを定めた「文書化された規定」を求めるものです。

審査において重要視されるのは、組織が特定したリスクに対して、組織としての方針や枠組みを定めているか、そしてその措置が個人情報保護のために適切に機能しているかという点です。

他社様が1ページ以内の記載で適合しているのは、組織の枠組み（誰が、何を、どのように管理するか）をシンプルに規定し、具体的な実施内容は別途の手順書で運用しているためと考えられます。

通常、1ページ以内の記載（記述レベルや内容は不明ですが）だけでは審査に適合は難しく、必ず規程書に関連づいた手順書なども確認された上で、適合していると思います。

仮に1ページ以内の記載だけで審査に適合しているのであれば、審査を受けたすべての人が、審査員に対して、同じように口頭で詳細の手順を説明し、関連様式を提示及び説明できていることが必要になります。

ご提案する文書構成（規定と手順書の分離）

現在のひな形（個人情報取扱及び保護規程）は、具体的な運用手順（物理的、技術的、組織的な措置の詳細）までを網羅しております。

よって、「ハンドブックや手順書レベル」としてのご活用をお考えであれば、規定文書を簡潔にするため、以下のように、文書階層の分離をしても良いかと思います。

(1)ひな形に記載の「安全管理措置」の規定部分の変更

Pマーク要求事項のJIS Q 15001:2023の「A.10 安全管理措置」に適合するための組織としての枠組みや方針、管理策の概要を定め、審査に提出する主な規定文書として、1～2ページ程度に簡潔にまとめる。

(2)ひな形の「安全管理措置」の規定に関する記述を別文書（手順書）として定める

先の(1)に基づき、具体的な実施手順や詳細なルールを定めたものとして、別文書を作成する。ひな形の記述内容をそのまま活用して、手順書として位置付ける。なお、自社に合わせて内容（手順）を見直すことで、簡素化できるかもしれません。

このような構成にすることで、以下のようなメリットも得られます。

• 規定文書の簡素化
  審査対応に必要な「規定」を簡潔にし、文書作成・改訂時の負担を軽減できます。
• 詳細情報の維持
  お客様で「たいへん助かっている」と言っていただいている詳細な実施内容は、手順書として残るため、現場の運用ルールとして引き続き活用可能となります。
• マクロなどへの影響回避
  既存の保護規程本体（マクロ適用などをご懸念の文書）を大きく変更する必要がなく、新たに「安全管理措置」に関する規定を独立した別文書として作成・運用できます。

新たに「安全管理措置」に記載する規定部分の記載例

新たにひな形の「安全管理措置」の箇所に作成する、1～2ページ程度の記載内容としては、以下のような項目と概要に絞り込むことをご検討ください。

なお、以下はあくまで記載内容の例となりますので、お客様のご事情に合わせて追加・修正などしてください。

以上、「どのように実施するか（手順書に従って）」という枠組みを明確に記載することで、Pマークの要求事項を満たしつつ、文書量を削減することが可能かと思います。

既存のひな形（プライバシーマークサンプル文書集）の安全管理措置に関する規定をそのまま「手順書」として位置づけ直し、簡潔な「規定」とすることで、規格の主旨に沿った文書構成を実現できると考えます。