議事録は、フリーフォーマットではダメですか？
各種規定・様式を社内会議を通して決めているのですが、その際に議事録を取り、その内容に基づいて作業を進めております。
その場合の議事録は何か様式があるのでしょうか？
運用はまだしてませんので、「マネージメントレビュー議事録」を使用する訳にはいきませんが、PMS申請に際してその議事録も見られるようでしたら、なるべく様式に従った方が良いと思い、ご相談しました。
特に議事録に関して、フリーフォマットでよく、提出あるいは閲覧の可能性がなければ、その旨教えて下さい。
宜しくお願い致します。
まず、議事録の様式については、規格JISQ15001では特に規定はされていませんので、御社で通常使用されている議事録でもメモでも何でも結構です。
また、運用前の実施であれば、PM申請時の提出や現地審査時などでの閲覧は原則、ありません。
仮に審査員の性格で閲覧を求められても、最終的にその内容・結果が「マネジメントレビューインプット情報報告書」や「マネージメントレビュー議事録」にまとめられていれば問題は無いかと思います。
なお、JISQ15001では文書類（議事録など）について要求されているのは、
「3.5.1 文書の範囲」
事業者は，次の個人情報保護マネジメントシステムの基本となる要素を書面で記述しなければならない。
ａ） 個人情報保護方針
ｂ） 内部規程
ｃ） 計画書
ｄ） この規格が要求する記録及び事業者が個人情報保護マネジメントシステムを実施する上で必要と判断した記録
のａ）～d)のみであり、”ｄ）”記述の文言（要求事項）
”事業者が個人情報保護マネジメントシステムを実施する上で必要と判断した記録”
を御社に於いてどのように判断するかによっても異なってきます。
御社で、議事録をPMSを実施する上で必要であると判断するのであれば記録を残す必要がありますし、逆に必要は無いと判断したのであれば議事録の作成は必要ありません。
