採用の応募者情報の管理に関して
採用の応募者情報ですが、大体年間200～300件くらいあります。
実際に採用するのは、20人くらいです。
これは、個人情報取扱い管理規程CP-B14-100の2.2社外の人からの取得の項で「個人情報収集管理台帳を作成し～個人情報保護責任者に提出し、承認を得る。」となっています。
学生さんには、企業説明会時にアンケートはもらっています。
通常、この様式に採用担当者が記入しなければなりませんでしょうか？
また、採用しない場合にも、この様式に記入する必要はありますか？
採用もしないのに、手間がかかるので、記入しなくてもよいのでは？
”通常”については各企業によっても異なりますが、私の考えでは通常はその業務の担当者が記入されるのが妥当ではないかと思います。
例えば、営業業務関連の様式は営業業務の担当者が記入されますよね。
この様式もそのようにお考え下さい。
なお、誰が記入するかは規格：JISQ15001では規定されていませんので御社の現状に合わせて別の人にしても問題はありませんよ。
ただ、学生の方から個人情報を収集（取得）されるのであれば、”採用する、しない”や”面倒くさい”とかには関係なく採用担当が、この様式に記入する必要があります。
”採用する、しない”や”面倒くさい”は企業側の事情であり、あくまでも収集(取得）した個人情報は本人（学生の方）のものです。
企業が、本人からお預かりしているものであると、ご認識下さい。
なお、この様式は１人毎に記入されても良いですが、様式自体は発生する業務単位に記入するようになっているかと思います。
御社では１人毎に記入されるようにされているのでしょうか？
業務に大きな負荷が掛かるようであれば、その行為をやめるのではなく、”仕組み”や”手順”を見直すなどして、負荷を軽減する方向でPMSの改善を行うことが重要だと思います。
執筆・監修：ISM Web store サポート
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