PMSマニュアルの適用範囲に「文書化した情報」の文言がないが、このまま運用しても問題ない？
Pマークサンプル文書集を利用させていただいておりますが、PMSマニュアルの規格との整合性について確認させてください。
PMSマニュアルの「4.3 個人情報保護マネジメントシステムの適用範囲の決定」について、下記の記載がありました。
当社は、PMSの適用範囲を定めるため、その境界及び適用可能性を「適用範囲関連資料」に示す。
なお、この適用範囲を決定する際、以下の事項を考慮する。
a) 4.1で決定した外部及び内部の課題
b) 4.2で決定した利害関係者の要求事項
c) 当社が行う業務と委託業者など他の組織が行う業務の分担や責任範囲、および業務間での情報のやりとり。
上記の内容ですと、規格にある「文書化した情報を利用可能な状態にすること」について特に規定されていないのですが、問題ないのでしょうか。あるいは、別の場所に規定されているようでしたら、ご教示いただけますと大変ありがたいです。
ご質問ありがとうございます。結論から申し上げますと、現在のサンプル文書の記述のままで、規格要求事項を完全に満たしており、運用上問題ございません。
1. 規定されている仕組み自体が規格の要求を満たす設計
マニュアル内に「文書化した情報を利用可能な状態にする」という文言そのものが直接記載されていなくても、規定されている仕組み自体が規格の要求を満たす設計になっています。
理由は以下の通りです。
- 「文書化した情報として利用可能な状態」の解釈
「JIS Q 15001（あるいはガイドライン）におけるこの要求事項は、適用範囲が単なる口頭や暗黙の了解ではなく、『文書化した情報』として適切に保持・管理され、利用可能な状態にあることを求めています。 - サンプル文書での対応構造
マニュアル本文にある「当社は、PMSの適用範囲を定めるため、その境界及び適用可能性を『適用範囲関連資料』に示す」という一文が、まさにその仕組みを規定しています。 - 担保される仕組み
組織図、フロア図、ネットワーク構成図などの「適用範囲関連資料」を文書として作成・保管し、いつでも閲覧できる状態にすることが義務付けられるため、結果として規格の要求が完全に満たされます。
2. マニュアルの記載をより明確にするための微修正について
「文書化した情報」という文言をマニュアル内により明示的に記載しておきたい場合は、必要に応じて以下の通りカスタマイズ（微修正）していただいても問題ございません。
- 修正前
「当社は、PMSの適用範囲を定めるため、その境界及び適用可能性を『適用範囲関連資料』に示す。」 - 修正後
「当社は、PMSの適用範囲を定めるため、その境界及び適用可能性を『適用範囲関連資料』に示し、文書化した情報として利用可能な状態にする。」
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