第一階層内部文書および文書通番、版数に関して
文書管理規程5ページ 下部に第一階層内部文書とありますが、これはどういうもののことをさしているのでしょうか?
また、同一階層文書通番、版数(大改訂通番)とはどのようなものでしょうか?
既にご理解いただけているかもしれませんが、まず最初に、内部文書管理番号について、再度ご説明をさせていただきます。
第一～第四階層内部文書は文書管理規程-“2.1 ISMS文書体系”のピラミッド構成の図に記す”文書レベル”や”記号”と対応しています。
文書レベル＝1（記号＝A） は 第一階層内部文書
文書レベル＝2（記号＝B） は 第二階層内部文書
文書レベル＝3（記号＝C） は 第三階層内部文書
文書レベル＝4（記号＝D） は 第四階層内部文書
この文書レベルに応じて、各文書のヘッダーには、以下のルールに基づいた内部文書管理番号を記しております。
文書レベル1（A）、文書レベル2（B） の場合の内部文書管理番号
「ISMS － ◇ ×× － ○ △△」 → 例： 文書管理規程：ISMS-B01-100
◇ → 文書レベル （例： A もしくは B）
×× → 通版 （例：01～）
○ → 大改訂版数 （例：1～9）
△△ → 小改訂版数 （例：01～99）
また、文書レベル3（C）、文書レベル4（D）の場合は、
「ISMS － ◇ ×× － ◇×× － ○ △△」 → 例： 内部文書記録管理台帳：ISMS-B01-D01-100
最初の◇ → 上位の文書レベルA、B
最初の×× → A、B内での通版
次の◇ → 下位の文書レベルCもしくはD
次の×× → C、D内での通版 （01～）
○ → 下位文書レベル内での大改訂版数 （1～9）
△△ → 下位文書レベル内での小改訂版数 （01～99）
【ご質問事項①】
文書管理規程5ページ 下部に第一階層内部文書とありますが、これはどういうもののことをさしているのでしょうか?
【ご回答①】
「第一階層内部文書」とは、先に説明がありました、文書レベル1（記号＝A）の文書となります。
ファイル名の先頭および文書ヘッダーに「A※※」とある文書で、以下の2文書が該当します。
・「A01 情報セキュリティ基本方針」
・「A02 ISMSマニュアル」
ちなみに、第二～四階層内部文書は、以下の通りです。
第二階層内部文書
→ 文書レベル2（記号＝B）の文書
※ファイル名の先頭および文書ヘッダーに、「B※※」とある文書
第三階層内部文書
→ 文書レベル3（記号＝C）の文書
※ファイル名の先頭および文書ヘッダーに、「B※※- C※※」とある文書
第四階層内部文書
→ 文書レベル4（記号＝D）の文書
※ファイル名の先頭および文書ヘッダーに、「B※※ – D※※」または「A※※ – D※※」とある文書
【ご質問事項②】
同一階層文書通番、版数(大改訂通番)とはどのようなものでしょうか?
【ご回答】
「同一階層文書通番」とは、同一の文書レベル（A、B、C、D それぞれ）での通版となります。
例えば文書レベル2（記号：B 規程書）は、全部で16文書（規程）あります。
よって、同一階層文書のB内では、「B01」～「B16」までの通番が付けられます。
「版数（大改訂通番）」とは、文書の旧版（改訂される前のもの）と新版（改訂されたもの）を区別するためのつける番号です。
これは、先に説明した、「大改訂版数」と「小改訂版数」で表します。
「大改訂版数」は、文書に大きな変更が加わった場合を示します。
「小改訂版数」は、文書の細かな修正などの際に、変更します。
例1 ： 文書管理規程 ： ISMS-B01-100 （←最後の”100″）
例2 ： 内部文書記録管理台帳 ： ISMS-B01-D01-100 （←最後の”100″）
示される数値は、その文書が改訂された回数となります。
例 「202」 ならば、大改訂2回 と 小改訂2回
※初版を1とするなら、改訂1回となります。
