「PMS外部文書管理台帳」の①承認、②保管（原本）、③配布先に関して。

まず、外部文書とは「業務遂行に必要な外部資料及び外部規格等」と定義しております。

どれが外部文書となり管理すべきかは、業務を把握している者しか判断できないと思います。
よって、「①承認」では、外部文書として管理することを承認する者を設け、台帳に登録することとしています。

次に、ネットなどにより入手するような場合でも、「適切な版」の使用が必要となるため、台帳などにより管理が必要となります。
「②保管（原本）」に関しては、「適切な版」が常にネット上から入手できるのであれば、URLなどを記載しても良いかと思います。

「③配布先」に関しては、利用者や利用条件など、実働にあった記載をすれば良いかと思います。
なお、外部文書などには顧客などから受領した機密文書(社外秘)も含まれますので、「②保管（原本）」「③配布先」を確実に管理する必要があります。

例えば、「②保管（原本）」＝ 業務部施錠付きラック、「③配布先」＝ 業務部※※業務担当者（山田、佐藤、鈴木）といったような記載なども考えられます。

ちなみに、似たような様式として「適用法規制一覧」というものもございます。
法規制に関しては、JIS規格「4.1 組織及びその状況の理解」のa項にて、以下のように規定されています。

こちらに関しては、以下のサポートブログをご参考ください。