サンプル文書に合わせて、自社オリジナルのPマーク文書を刷新しても問題ありませんか？
当社の現況より、2022年の更新時に「JISQ15001改正により全面改正」を行い、PMS文書及び記録様式を刷新いたしました。
プライバシーマークサンプル文書集を元に最新の状態に更新を準備しようかと思っています。
今後の本製品Verアップを視野に入れ、本文書をベースとし、当社オリジナル文書を組入れる事で構成しようかと考えております。
この場合、文書番号等も本サンプルに合わせて改版（書式内容は当社のもの）しようかと思うのですが、こういった刷新により審査で不適合となったりするものでしょうか？
また、従来の運用記録書式の捺印箇所は「代表者」としていましたが、サンプルの「トップマネジメント」への変更はやはり必要となるのでしょうか。
文書体系の刷新や番号の変更自体が審査で「不適合」となることはありません。ただし、新旧文書の整合性には留意が必要です。
1. 文書番号・書式刷新の考え方
最新のJIS規格や改正法に合わせて文書体系を整えることは、適切にPMSを改善している証拠として評価されます。番号体系の変更も問題ありません。
- 移行の明示：
審査の際、旧文書からどの新文書へ移行したのか、改訂履歴や新旧対照表などで追跡できるようにしておくと説明がスムーズです。 - 運用の継続性：
書式が変わっても、教育や監査などの「実施の記録」が途切れることなく継続されていることが重要です。
2. 「代表者」と「トップマネジメント」の表記統一
JIS規格上の「トップマネジメント」は貴社の「代表取締役」と同義ですが、審査では文書間の整合性が重視されます。
- 用語の不一致を避ける：
マニュアルが「トップマネジメント」、様式が「代表者」となっていると、形式的な不適合を指摘される恐れがあります。 - どちらかに統一：
貴社の実態に合わせて「代表者」に統一するか、サンプルに合わせて「トップマネジメント」に統一するか、いずれかの方法で用語を揃えることを推奨します。
3. 審査対応のテクニック
もし既存の「代表者」という言葉を維持したい場合は、マニュアル等の冒頭（用語の定義）に、「本PMSにおいてトップマネジメントとは代表取締役を指す」と明記してください。これにより、全ての様式を「代表者」のまま使用しても審査上の問題はなくなります。
執筆・監修：ISM Web store カスタマーサポート
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