サンプル文書に合わせ自社オリジナル文書を刷新することは問題ないか。
2023/12/05
当社の現況より、2022年の更新時に「JISQ15001改正により全面改正」を行い、PMS文書及び記録様式を刷新いたしました。
今期、プライバシーマークサンプル文書集を元に2024年更新を準備しようかと思っています。
今後の本製品Verアップを視野に入れ、「2022年4月『改正個人情報保護法』の施行に伴う改訂」として本文書をベースとし、当社オリジナル文書を組入れる事で構成しようかと考えております。
この場合、文書番号等も本サンプルに合わせて改版（書式内容は当社のもの）しようかと思うのですが、こういった刷新により審査で不適合となったりするものでしょうか？
また、従来の運用記録書式の捺印箇所は「代表者」としていましたが、サンプルの「トップマネジメント」への変更はやはり必要となるのでしょうか。
「全面改訂」などもあることなので、文書を刷新されることは問題ないと思います。
また、「代表者」と「トップマネジメント」についてですが、これらが同意である旨を審査員に伝えれば問題は無いかと思います。
ただ、当方のサンプル文書を流用されるのであれば、マニュアルなどに「トップマネジメントに承認を得て」などの記載がありますので、文書内（様式含む）での用語の統一を考慮すると、「代表者」もしくは「トップマネジメント」のどちらかに用語を統一した方が良いかと思います。
