「改訂履歴表」への記入の仕方として、「2022年4月『改正個人情報保護法』の施行に伴う改訂」といった記入で良いでしょうか?
更新申請にあたっては、まず「規定類」を整備しようと考えており、「改正個人情報保護法」施行による変更箇所を確認し、「PMSマニュアル」「リスクマネジメント規定」「個人情報取扱及び保護規定」を修正しておりますが、ここで質問があります。
各規程の「改訂履歴表」への記入の仕方として、今回の場合は「2022年4月『改正個人情報保護法』の施行に伴う改訂」といった記入で良いでしょうか?
あるいは、変更があったページを列挙して、それぞれ「この部分を、このように修正」というコメントを書くべきでしょうか?
もし、そうであれば「改訂履歴表」だけで数ページになってしまい、現実的ではないと考えますが、どちらの方式が正しいでしょうか。
改訂履歴の目的は、初版の発行以降にどのような改訂をして現在にいたったかを示すものです。
よって、いつ、どこが、どのように変わったのかが分かるようにするのが良いかと思います。
全体的に変わった場合は、例えば「個人情報保護法改正により全面改訂」などでも良いかと思います。
ただ、そうでない場合は、「個人情報保護法改正により第〇章〇項を変更」などや、より詳細に「〇〇を、△△に変更(追加)」などを追記するような方法が良いかと思います。
記述レベルについては、各社の判断になります。
重要なのは、後から見たときに、どのような改訂が行われたのかを、利用者が把握できる状態を作っておくことです。
なお、変更内容が詳細に渡りすぎる場合は、説明会を行うとか、別紙にしておくとかの方法で対処しても良いかと思います。
変更箇所や内容の詳細も後から見て分かるように赤字や取り消し線などで記述したり、officeのソフトであれば修正・変更箇所を履歴として残す機能を活用している顧客もいるとのことです。