社員が少ない場合での会議は必須でしょうか?
御社の規程の中には推進会議が開催されるようになっておりますが、こちらは必須でしょうか。
当社社員が少ないこともあり、個人情報保護管理者とその部下の2名で計画を立てたりと考えていますので、あえて推進会議といった文言を規程から一掃したいのですが、こちら問題はございますでしょうか。
プライバシーマーク上(JISQ15001及びJIPDECガイドライン)で特に要求されている訳ではないため、必須事項ではありません。
ただ、審査の際、社内のホウレンソウ(報告・連絡・相談)を遅滞なく実施されることを指摘される場合があります。
弊社サンプル文書では、社内の報告・連絡・相談をルール化し、徹底するためのものとして「推進会議」を設けています。
社内のホウレンソウを実施する方法は、組織の事情(集まれる時間帯が制約される、人数が少ないなど)により異なってくるかと思います。
PMSをスムーズに運用するために、御社の事情に適した「報告・連絡・相談」の手段を講じてください。