Pマーク申請後に事務所を移転する場合、申請書類の修正や再送付は必要ですか？
プライバシーマークの取得にあたり、審査機関への申請書類送付後（1ヵ月～2ヵ月以内）に事務所の引っ越しがある場合は、変更手続き及び申請書類の修正と再送付等は必要でしょうか。
各書類への記載住所、フロア図等の変更作成等、取るべき手段がある場合はご教授頂けましたら幸いです。
審査機関への届出（変更報告）が必要になるとともに、移転先の新事務所に合わせたPMSの更新・運用が不可欠です。
1. 審査機関への「変更報告書」の提出
申請事項（所在地等）に変更が生じた場合は、速やかに審査機関へ「申請事項変更報告書」を提出する必要があります。
- 提出の必要性：
JIPDEC等の審査機関に対し、最新の情報を報告する義務があります。 - 現地審査への影響：
審査の進捗によっては、現地審査の実施場所が新事務所に切り替わるため、早めの連絡が重要です。
2. 文書・図面の更新とリスクアセスメント
事務所の引っ越しの場合は、ご指摘内容の「各書類の住所変更やフロア図等の変更作成等」に加え、リスクアセスメントによるセキュリティ対策（入退室の管理や個人情報の管理、教育など）も必要になります。
事務所の物理的環境が変わるため、以下の対応が必要になります。
- フロア図の作成：
新事務所のレイアウトに基づき、保管場所や入退室管理の境界を明示した図面を準備します。 - リスクアセスメントの再実施：
新しい環境における物理的なリスク（窓、ドア、共用部の管理状況など）を評価し、必要な対策を講じます。 - 運用ルールと教育：
入退室ルール等が変わる場合は、従業員へ周知教育を行い、その記録を残します。
3. 審査対応のポイント
移転のタイミングと審査のスケジュールについては、申請先の審査機関（JIPDEC等）へ事前に相談されることをお勧めいたします。
「どのタイミングで新事務所のフロア図を提出すべきか」等の具体的な指示を仰ぐことで、二度手数を防ぐことができます。
