Pマークの委託先契約にJIS規格（委託先の監督）の条件が不足していたら？再締結か覚書か？
Pマークの委託先の監督に必要な対応につきまして、現在委託先と締結している業務委託契約書には、「J9.4 委託先の監督（A.12）」にある条件を網羅してないことが判明しました。
そこで、
- 既存の業務委託契約書に、不足している条件を追記して、現委託先と再締結
- 「個人情報の取扱いに関する覚書」が既存の業務委託契約書の内容と整合していることを確認した上で、現委託先に覚書に署名してもらう
どちらかが必要になるかと思いますが、いかがでしょうか。
「1. 契約書の再締結」と「2. 覚書の締結」のどちらを選択するかは、貴社の判断で決定していただいて問題ありません。
よって、質問の1.又は2.のどちらを採用するかは企業の判断で良いかと思います。
1. 契約書と覚書の違いと役割
一般的に「覚書」は、既存の契約を補完・修正するための文書として用いられます。
不足している個人情報の取扱いに関する条項を「覚書」として締結すれば、既存の契約書をすべて作り直す必要がなく、法的にも同等の効力を持ちます。
2. サンプル文書で「覚書」を採用している理由
弊社のサンプル文書集で「覚書」の形式を推奨しているのには、実務上のメリットがあるためです。
- 取引先の負担軽減：
再契約（引き直し）は相手方の法務チェック等で時間を要することがありますが、覚書形式であれば「Pマーク取得に伴う追加条項の確認」として、比較的スムーズに合意を得やすい傾向にあります。 - 事務効率の向上：
既存の契約を生かしたまま不足分を補う形となるため、双方の事務手続きが簡略化できます。
3. 審査対応のポイント
貴社の社内ルールや取引先との関係性に合わせ、進めやすい方法を選択してください。
いずれの方法であっても、最終的にJIS規格が求める条件が書面で合意されている状態になっていれば、Pマークの審査において問題となることはありません。
以上、ご参考ください。
執筆・監修：ISM Web store カスタマーサポート
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