「外部文書管理台帳」の「③配布先（利用条件など）」項目について
こちらは、PMS構成する中で外部から取得した文書を管理するものだと思うのですが、本ひな形の「③配布先（利用条件など）」の項目の目的が不明で問い合わせさせていただきました。
こちらは、外部文書を取得した取得元（例えば、株式会社Aという会社が作った契約書であれば、株式会社Aと記載）を書くことを想定しているのでしょうか。
「③配布先（利用条件など）」に関しては、取得元または提供元ではなく、取得後の利用範囲や条件についての記述欄となります。
例えば、「人事に関する誓約書に関しては、人事部でしか扱えない」などといったようなイメージです。
なお、項目に関しては、組織が管理しやすいように変更して頂いて結構です。
ご質問にあるように、取得元または提供元の欄があれば、より管理しやすいかもしれませんね。
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