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緊急事態宣言下のような訪問できない場合の確認証跡の残し方

2021/02/09
ISO9001全般.  96 views

先日、セカンドステージの審査を受けて、改善項目1点指摘されました。

リスク管理が有効に機能していなかった(6.1.2)
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レビュー実施報告書様式には顧客確認印欄が規定されている。
〇〇〇〇案件では、緊急事態宣言下で訪問が拒否され確認印が受領できない状況となりメール添付で送付し電話で結果を確認していたが、証跡をどのように残すのか手順は決められておらず証跡も残されていなかった。
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どのような事が証跡を残すことになるのでしょうか?

今考えているのは、
1. 議事録に「一週間に以内に可否の連絡がなければ承諾とみなす」等の一文を入れる
 (顧客に失礼ではないか?)
2. メール送信の平文をPDFにして案件と紐づける
 (工数がかさむ、面倒)
3. 電話確認時は内容をメール(平文)にして送り、上記2.対応する
 (面倒)

なにかよい方法はありませんか?

緊急事態宣言下のような訪問できない場合の確認証跡の残し方ですが、やはり先方との食い違いがないようにするためには、面倒ですが、ご質問の2または3のような形で残す必要があるように思います。

証跡行為(手段)についてのポイントは以下の3点あるかと思います。
色々な方法があるかと思いますが、ご質問の2または3的な”確認した旨のメール返信”などで以下はクリアされると思います。

①その証跡行為(手段)が双方で合意されていること。
②その証跡行為(手段)を第三者が客観的に確認できること。
③その証跡行為が相手側が能動的に行われたことを客観的に確認できること。

電子署名、電子印鑑、電子契約サービス的、ワークフロー的なクラウドサービスの利用など色々あるかと思いますが、質問の2または3的な”確認した旨のメール返信”が、簡単で導入し易いかとかと思います。

(参考)

以上、ご参考ください。