個人情報管理台帳の「紙」と「電子データ」の違いは?
個人情報管理台帳の記入例について質問です。
取引先名刺について、紙と電子データのものがそれぞれ例として上がっていますが、電子データの名刺というものがイメージできず、取得しているのかいないのかよくわかりません。メールの署名のことでしょうか?
名刺(紙)を顧客から直接取得して、それを社内においてスキャナや名刺管理ソフトで読み込み電子データ化をしたものとして記述しております。
なお、個人情報管理台帳の”電子(データ)”欄は本人から直接収集したものや、社内において収集した紙データを電子データに変換したものなどについて”○”を付けるように考え設けております。
分かり辛い様でしたら”電子(変換データ)”欄などを新たに設けるのも1つの方法だと思います。
(補足)
ここで最も重要なことは収集した紙データを電子データに変換した場合、や逆に電子データを紙データとして出力した場合は、同じ個人情報が紙データと電子データの2つのデータとして存在することを認識し意識することです。