個人情報管理台帳の「紙」と「電子データ」の違いは？

更新日：2019/09/19 （公開日：2008/09/04）

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個人情報管理台帳の記入例について質問です。

取引先名刺について、紙と電子データのものがそれぞれ例として上がっていますが、電子データの名刺というものがイメージできず、取得しているのかいないのかよくわかりません。メールの署名のことでしょうか？

名刺(紙）を顧客から直接取得して、それを社内においてスキャナや名刺管理ソフトで読み込み電子データ化をしたものとして記述しております。
なお、個人情報管理台帳の”電子（データ）”欄は本人から直接収集したものや、社内において収集した紙データを電子データに変換したものなどについて”○”を付けるように考え設けております。

分かり辛い様でしたら”電子（変換データ）”欄などを新たに設けるのも１つの方法だと思います。

(補足）
ここで最も重要なことは収集した紙データを電子データに変換した場合、や逆に電子データを紙データとして出力した場合は、同じ個人情報が紙データと電子データの２つのデータとして存在することを認識し意識することです。