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情報資産台帳の作成において、いくつかの書類を一纏めにして記載しようとしているのですが?

08.07.2019

現在、情報資産台帳の作成を進めております。
細かくなりすぎないよう、いくつかの書類を一纏めにして記載しようとしているのですが、以下のような場合についてお伺いしたく存じます。

・情報の分類、保有者、保管期間、保管場所、廃棄方法、利用内容等が同じの、複数の書類。
・ただし、入手先が顧客から受け取った書類と、弊社で作成した書類が混合している。

ほぼ全ての内容が同じなので「○○関係書類」といった様に纏めたいのですが、入手先が違う場合は纏めないほうが良いでしょうか?
纏めても良い場合は入手先はどうすればよいでしょうか。

情報資産に関しては、本来、漏れをなくすためにも、ある程度は細かく洗い出しを行うことが良いかと思います。

まとめ方としては、入手先を「***および***」等でまとめる方法もあります。
サンプル文書の台帳(記入例)では、「税務・会計資料」や「顧客契約書一式」など、入手先を「取引先、委託会計事務所及び社内」とまとめた形で記載しているものもありますので、ご参考ください。

ただし、原則として最終的に台帳の「グループ名(分類コード)」欄が異なるものはまとめることは不可ですので、ご注意ください。