ISMS, プライバシーマークおよび商品に関する質問と回答をご紹介

ビデオ、写真などの取り扱いについて

2008/04/04 (2020/06/04)

個人情報の取り扱いについておたづねします。

(1) 会社のプロモーションビデオに登場する社員(名前有りのも、姿だけのも有り)
(2) 会社案内(紙)に登場する社員(名前なし)
(3) 会社のイベント(入社式、忘年会など)の写真の社員(名前なし)
(4) 就活サイトの会社情報などで登場する先輩社員(名前有り)

上記などは、個人情報として、目的外利用しないなどの承諾書などを本人からとるべきでしょうか?
個人情報保護法?プライバシーマーク的?

以前は、入社式風景など、ビデオ、写真とっていましたが今年から面倒なので撮らなくなってしまいました・・・

結論から言いますと①~④は個人情報に該当しますので承諾書などを本人から取る必要があります。

その場合、プライバシーマーク(JISQ15001)では、
「3.4.2.4 本人から直接書面によって取得する場合の措置”」又は
「3.4.2.5 個人情報を3.4.2.4以外の方法によって取得した場合の措置”」
に該当するかと思いますので、3.4.2.4に記載されているa)~h)の事項を承諾書などで書面として作成し社員の方から同意を得なければなりません。

※必ず”書面”として作成して下さい。
弊社、プライバシーマーク構築パッケージでは、様式として”B14-D03 同意書(見本 社員:人事労務管理).doc”が用意されていますので様式中の”B)利用目的”の内容などを①~④の内容に変更してご活用下さい。

(補足)
一般的には個人情報とは、氏名などと思われがちですが、氏名以外にも個人を特定できる情報として”写真”、”ビデオ”、”音声”なども含まれます。 また、社員の個人情報も他の個人情報と同様に取扱う必要がありますので注意して下さい。

「個人情報保護法?プライバシーマーク的?」ということですが、これは両方です。

個人情報保護法では、
「18条第2項 直接書面による取得」
「18条第1項 取得に際しての利用目的の通知又は公表」
「18条第4項 利用目的の通知又は公表の例外」

プライバシーマークでは、
「3.4.2.4 本人から直接書面によって取得する場合の措置」又は
「3.4.2.5 個人情報を3.4.2.4以外の方法によって取得した場合の措置」
が該当します。

(補足)
個人情報保護法やプライバシーマークでは例外事項として
「取得の状況から見て利用目的が明らかであると認められる場合」は、
利用目的の通知又は公表をしなくともよいといわれています。
解釈も難しいく、意見も分かれるとかと思いますが、この例外事項をどの様に捉えるかも一つのポイントだと思います。

注)
利用目的が明らかであるか否かは会社としての捉え方では無く、本人がどの様に捉えるかという観点から考えるようにして下さい。

「以前は、入社式風景など、ビデオ、写真とっていましたが今年から面倒なので撮らなくなってしまいました・・・」ということですが。

確かに面倒ですね。
しかし、予め利用目的などを一覧表などにまとめておき、承諾書や同意書に添付し承諾や同意をもらうなどの運用方法もありますので、諦めずに、以前のように入社式風景など、ビデオ、写真とって温かみ、魅力がある会社である事を社内外にアピールして下さい。