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「週次作業報告書」や「月次作業報告書」などの最新化されていく資料の承認タイミング

プライバシーマーク サンプル文書集
2010/10/27

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御社の提供商品を使用させて頂いております。

「週次作業報告書」や「月次作業報告書」など、一定のタイミングで最新化されていく資料について、承認欄はどのタイミングで記入するのでしょうか?

もしくは、承認欄は不要としても良いのでしょうか?

また、承認欄を不要としても構わない様式がありましたらご教授お願いします。

● 承認のタイミングについて

一定のタイミングで最新化されていく資料の承認欄は、その資料を一定の期間などの単位でも記録に洩れや問題が無いかを確認し承認した方が良いのではないかと弊社で判断し設けている欄です。

ちなみに、御社がご購入いただいたバージョンの様式であれば、「週次作業報告書」および「月次作業報告書」ともに、「記録日」毎に「個人情報保護推進責任者」と「個人情報保護委員長」の欄、右上の「個人情報保護委員長」の欄が設けられており、「実施」、「確認」、「承認」の欄ととらえることができます。

例えば、月次報告書で1月~12月まで実施と確認の記述があり、年単位で承認する場合は 12ヶ月分(1年分)の期間において、「記述漏れはないか?(例えば3月が洩れているとか)」、「連続して同様の問題が発生しいないか?」、「問題は放置されていないか?」などの観点から確認し(年間を通じて問題なし)、承認したことになります。

なお、承認欄の記入タイミングについては特にJISQなどでは規定されていませんが、一般的には”様式1ページ毎(1ページ全て記述)”や”半年毎、一年毎”に承認する ことが多いです。

● 承認欄の不要について

週次報告書や月次報告書は週毎、月毎の単位でも確認欄が設けられていますので、これにより承認していると判断し、上記の質問におけるページ単位や年単位での観点からは記録洩れや問題などを確認及び承認は、重複するため必要ないと判断するのであれば、削除されても問題が無いと思います。

● 承認欄を不要として構わない様式について

「週次報告書」や「月次報告書」などのように、定期的に更新される資料で、月単位などと資料全体の2つ以上の承認がある場合。また、先の質問のように御社が重複する等の判断されたものであれば、削除されても問題ないかと思います。

ただし、作成された資料には、承認行為が必ず必要となります。何らかのタイミングで、承認行為を行うようにしてください。