外部文書管理台帳の「配布先」項目には、文書の取得元を記載するのでしょうか？
「外部文書管理台帳」は、PMS構成する中で外部から取得した文書を管理するものだと思うのですが、本ひな形の「③配布先（利用条件など）」の項目の目的が不明で問い合わせさせていただきました。
こちらは、外部文書を取得した取得元（例えば、株式会社Aという会社が作った契約書であれば、株式会社Aと記載）を書くことを想定しているのでしょうか。
結論から申し上げますと、ご指摘の「③配布先（利用条件など）」は、文書の入手元ではなく、「入手した文書を社内の誰が、どのようなルールで利用するか」を管理するための項目です。
1. 項目「配布先（利用条件など）」の目的
外部文書（法令、ガイドライン、契約書等）は、性質によって社内での公開範囲やルールが異なります。本項目では以下のような情報の記載を想定しています。
- 配布先：
その文書を参照・利用できる部署や役職（例：「全社」「人事部限定」等）。 - 利用条件：
複製の禁止、持ち出しの制限、守秘義務などの取り扱いルール。
例えば、「人事に関する誓約書の雛形は、人事部でのみ使用可能とする」といった管理を行うための項目です。
2. 運用のカスタマイズについて
ご質問いただいた「取得元（発行元）」の情報を管理することは、文書の有効性を保つ上で非常に有用です。組織が管理しやすいように項目を変更していただいて構いません。
- 項目の追加：
「取得元（発行元）」欄を新たに追加し、管理をより詳細にする。 - 名称の変更：
貴社の実態に合わせて、項目名自体を「取得元」に書き換えて運用する。
3. 審査対応のポイント
外部文書管理において審査で重要視されるのは、「最新版が適切に特定され、利用されていること」です。管理の実態に合わせて台帳の書式を最適化することは、むしろPMSを有効に運用していると評価されるポイントになります。
サンプル文書の項目名に縛られすぎず、貴社において「どの部署に配っているか」の把握が重要であれば現在の項目を活用し、「どこから来たものか」の把握を優先したいのであれば、項目名を「取得元」に書き換えて運用してください。
